Tidlegare kollegaer i Kulturdepartementet vil kanskje hoppa i stolen dersom dei skulle koma til å sjå overskrifta på denne teksten. Dei vil kanskje tenkja at no har gamle Velure begynt å surra og gløymt at r-notat, eller regjeringsnotat som er det fulle namnet, er mellom det mest løyndomsfulle for ei kvar regjering. R-notata er vedtaksgrunnlaget for dei sakene som ei samla regjering skal drøfta og konkludera i. Det vert behandla mange r-notat på kvar einaste regjeringskonferanse. R-notat snakkar ein ikkje om, kort og godt. Kvar gong det er regjeringsskifte, vert alle r-notat frå den utgåande regjeringa pakka saman og sende til Riksarkivet. Den nye regeringa skal ikkje ha innsyn i kva utgåande regjering har tenkt og meint i ulike saker.

Tidlegare kollegaer kan ta det med ro; teksten min er fyrst og fremst ei omtale av kor avgjerande viktig det er med strukturert saksframstilling. Arbeid med r-notat nyttar eg som døme. Det er strenge reglar for korleis eit r-notat skal skrivast. Det skal ikkje vera lenger enn to A4-sider med 11 punkt skrift. Det er fast struktur for korleis eit r-notat skal byggjast opp med tanke på at ei sak skal vera enkel å setja seg inn i. R-notatet skal alltid innehalda forslag til konklusjon, som i praksis inneber ei kort og konsis oppsummering av saka og det som skal gjerast for å følgja opp. Med to sider til disposisjon får byråkratane skikkeleg trening i å konsentrera seg om det som er vesentleg. Det vert mange interne rundar i departementet før embetsverket og politikarane er nøgde med det som står på dei to sidene. Deretter skal eit utkast til r-notat på høyring til relevante departement, av og til alle departementa. Høyringsfristen er berre nokre dagar. Ikkje sjeldan har andre departement merknader, av og til so kritiske at det kjem krav om at merknaden skal innarbeidast i det det endelege r-notat som skal behandlast i regjeringskonferansen. Fagdepartementa er spesielt opptekne av merknadene frå Finansdepartementet. Folka der har ei utruleg evne til å finna punkt i saksframstillinga som kan føra til auka utgifter på statsbudsjettet, og då slår dei til med hard hand og kvass penn. Merknader frå Finansdepartementet må ofte førast inn i det endelege r-notatet, og då må fagstatsråden kjempa for saka si i samla regjering i von om å vinna fram.

Når eg les saksframstillingar i andre samanhengar, både i kommunale dokument og artiklar i pressa, tenkjer eg stundom at her hadde skribenten hatt godt av litt kursing i å skriva r-notat. Det er snakk om å velja ord med omhu, sortera ut det som viktig frå det som er mindre viktig. Språkføringa må vera kort og konsis, og utanforståande må kunna forstå innhald og logikk i ei sak. Å arbeida med r-notat er skikkeleg tekstmassasje. Dei fyrste utkasta er ofte ein del lengre enn to sider. Då gjeld det å luka ut unødvendige setningar og ord, finna formuleringar som ikkje kan mistydast eller på annan måte øydeleggja for den saka som skal presenterast. Ikkje rart at fagstatsrådane legg mykje arbeid i å få laga so gode r-notat som mogeleg. Lagnaden til mange saker kan stundom vera avhengig av kvaliteten på r-notatet.

Ei lita r-notat-hending vil eg likevel dela med meg. Kvar gong det skal leggjast fram ei stortingsmelding, skal saka presenterast i regjeringa i eit r-notat. Det høyrer med til unntaka at stortingsmeldingar seier noko konkret om økonomisk satsing på eit felt. Meldingar skal presentera ein analyse av tilstanden og peika ut ei retning for utviklinga regjeringa ynskjer. Konkrete økonomiske konsekvensar skal i hovudsak presenterast i det årlege statsbudsjettet. For fleire år sidan ville ein fagstatsråd likevel ta sjansen på å presentera eit konkret, økonomisk satsingsopplegg i ei stortingsmelding og argumenterte for det i r-notatet. Finansdepartementet protesterte sjølvsagt sterkt, slik dei alltid gjer i slike saker. Stor var difor både undring og glede i fagdepartementet då statsråden kom attende frå regjeringskonferansen med fullt gjennomslag for sitt syn. Det er unødvendig å seia at nett den stortingsmeldinga vart umåteleg populær, om enn ikkje i Finansdepartementet.